Manuale d’uso e manutenzione “a fantasia”
Tra le frasi “simpatiche” relativamente al nostro lavoro ci siamo sentite dire anche questa: “per redigere il manuale d’uso della macchina usa la fantasia“.
Cosa potevamo rispondere se non: “Ok, ma davanti ad un giudice, in caso di incidente, chi gli spiega che deve usare la fantasia?“
Non vogliamo dare colpe al nostro cliente che con questa “simpatica” battuta ha scatenato in noi dello sconforto, sfortunatamente sono molte le aziende che non comprendono quanto sia importante redigere un manuale d’uso e manutenzione corretto, ben fatto e attendibile.
Inutile riportare tanti bei dati inventati o incoerenti con il proprio prodotto; informazioni di installazione, sull’uso, la manutenzione e tanti “bla, bla, bla” che alla fine risultano solo parole scritte, buttate a casaccio su un documento (spesso in formato word!) al solo scopo di riempire delle pagine e scrivere “qualcosa” per compilare questo famoso e temuto manuale d’uso e manutenzione che tanto le aziende odiano.
La prassi è redigerlo di fretta (e spesso male) perchè il cliente lo richiede, ritenendo che sia solo una perdita di tempo, non comprendendo la sua reale importanza.
Scriviamo quindi questo ennesimo articolo, uno dei tanti sul tema, sperando di “illuminare” le aziende per fargli capire che devono mettersi il cuore in pace e preparare un manuale d’uso professionale e dettagliato.
A cosa serve il manuale di istruzioni per l’uso e la manutenzione?
Spesso, al termine “manuale di istruzioni” viene associato il libricino consegnato dalla famosa ditta svedese a corredo dei prodotti acquistati. In esso sono presentate, corredate di disegni, le specifiche di montaggio.
Una guida quindi, fine a se stessa, che aiuta l’utilizzatore ad effettuare correttamente e più rapidamente il montaggio del prodotto prima di iniziare ad utilizzarlo.
A prodotto montato le istruzioni in questione non saranno più necessarie e potranno anche, a discrezione dell’utilizzatore, essere cestinate.
Un manuale di istruzioni per l’uso e manutenzione di una macchina, quasi macchina o attrezzatura non è di certo questo! Esso innanzi tutto non va assolutamente buttato ma va mantenuto, integro e leggibile e in un luogo facilmente raggiungibile dagli addetti, durante tutta la vita della macchina stessa.
Per vita della macchina si intendono tutte le fasi della sua installazione, uso, manutenzione, fino al suo smantellamento.
Il manuale d’uso deve indicare in dettaglio come deve e anche come non deve essere utilizzata la macchina.
Esso rappresenta il principale strumento per evitare di esporre il personale a pericoli e ad impedire il verificarsi di determinati guasti o malfunzionamenti della macchina stessa.
I capitoli del manuale d’uso devono essere redatti in maniera chiara, logica e seguire le direttive delle norme vigenti.
Per questo ci teniamo, coi nostri clienti, ad essere sempre precise e a fare mille domande a costo di essere etichettate come “rompiscatole”.
Ci sono informazioni che non si possono omettere perché la legge stessa le richiede e noi vogliamo tutelare, sempre e il più possibile, tutti i nostri clienti.
Quindi, clienti e aziende a cui viene la pelle d’oca quando si nomina il “manuale d’uso e manutenzione” ricordate sempre che:
Il manuale deve rappresentare “l’enciclopedia” della macchina in cui vengono descritte, dettagliatamente, tutte le operazioni e le informazioni relative a tutte le fasi di vita della macchina stessa.
Non vi piacerebbe se i clienti non vi contattassero più al fine di farvi mille domande sull’uso e la manutenzione?
Inidcate tutto nel manuale e al massimo, se vi chiamano, potete risponderli “leggi il manuale”.
E’ bene quindi investire tempo per la redazione di un buon manuale da consegnare assieme alla vostra macchina piuttosto che perdere tempo successivamente per effettuare aggiornamenti o ascoltare e risolvere dubbi e lamentele da parte dei clienti.
Detto questo, se ancora non siete convinti dell’importanza della redazione corretta di un manuale d’uso e manutenzione, ci teniamo a sottolineare che, in caso di infortunio, il giudice impugnerà il vostro manuale e controllerà se in esso è stato indicato di non effettuare quell’intervento o quell’operazione che ha provocato l’infortunio e se non c’è scritto… buona fortuna!
E con tanta “fantasia” chiudiamo questo articolo, fantasticando che un giorno, meglio se in un futuro prossimo, le aziende recepiscano il messaggio che un manuale d’uso fatto “come si deve” è fondamentale.
Noi di x.mem ci occupiamo di consulenza e della redazione di documentazione tecnica, siamo ben felici di potervi aiutare per qualsiasi vostra problematica e per rendere “a norma” il vostro progetto.
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